En una empresa con vehículos propios, el combustible es uno de los gastos más grandes y casi nunca se controla por vehículo. Aquí tienes qué anotar en cada carga, cómo calcular el consumo, las 3 alertas que detectan desvíos y una plantilla de Excel gratis que lo hace sola.
Plantilla Excel gratis: control de combustible
Hasta 50 vehículos y 500 cargas. Calcula el consumo de cada vehículo, marca las alertas y te dice cuánto se gastó de más. Sin registro.
Excel (.xlsx) · 73 KB · funciona en Excel 2010 o posterior, en español o en inglés.
No hace falta un sistema complicado. En cada carga se anotan cuatro datos:
Y una regla: cargar siempre el tanque lleno. Así, los litros de una carga son exactamente los que el vehículo gastó desde la carga anterior.
Si en tu país se usa el rendimiento en km por litro, es la cuenta al revés: km/L = km recorridos ÷ litros. Un camión que gasta 18 L/100 km rinde 100 ÷ 18 = 5,6 km/L.
Ejemplo: el CAM-01 recorrió 340 km desde la última carga y cargó 61 L → 61 ÷ 340 × 100 = 17,9 L/100 km (5,6 km/L).
| Alerta | Cuándo aparece | Qué suele significar |
|---|---|---|
| LITROS > TANQUE | Se cargaron más litros que la capacidad del tanque | Error al anotar o combustible que fue a otro vehículo o a un bidón |
| KM RETROCEDE | El odómetro es menor que en la carga anterior | Km mal anotados, de memoria, o carga registrada en otro vehículo |
| CONSUMO ALTO | El consumo supera el esperado más una tolerancia (por ejemplo 20 %) | Desvío de combustible, falla mecánica o un chofer que maneja mal |
El consumo esperado de cada vehículo sale del fabricante o, mejor, del promedio de un mes normal. La tolerancia evita alertas por diferencias chicas: más ciudad, más carga, un día de lluvia.
Multiplicado por el precio por litro, da la plata que se fue sin explicación. Así se ve el resumen de un mes con los ejemplos de la plantilla:
Vehículos y números de ejemplo, no de una empresa real. Importes con un precio de 1,05 por litro.
| Vehículo | Km recorridos | Consumo real | Esperado | Alertas | Litros de más |
|---|---|---|---|---|---|
| CAM-01 · camión | 1.720 km | 19,2 L/100 km | 18 L/100 km | 1 | 20,4 L |
| CAM-02 · camión | 1.620 km | 18,2 L/100 km | 18 L/100 km | 1 | 3,4 L |
| PCK-03 · camioneta | 1.240 km | 12,1 L/100 km | 12 L/100 km | 1 | 1,2 L |
Con 3 vehículos son 25 litros en un mes. Con 30 vehículos y el mismo patrón, son cientos de litros cada mes que nadie ve si solo se mira la factura total.
Con las cargas en orden de fecha desde la fila 6: fecha en A, vehículo en B, km en C, litros en D, precio en E; y una hoja «Vehiculos» con código, descripción, tanque y consumo esperado en las columnas A a D:
| Cálculo | Fórmula (fila 6) |
|---|---|
| Km recorridos (G) | =SI.ERROR(C6-BUSCAR(2;1/($B$5:B5=B6);$C$5:C5);"") |
| Consumo L/100 km (H) | =SI(N(G6)>0;D6/G6*100;"") |
| Alerta de tanque | =SI(D6>BUSCARV(B6;Vehiculos!$A:$D;3;FALSO);"LITROS > TANQUE";"OK") |
| Alerta de consumo | =SI(Y(H6<>"";N(H6)>BUSCARV(B6;Vehiculos!$A:$D;4;FALSO)*1,2);"CONSUMO ALTO";"OK") |
El truco de BUSCAR(2;1/(…)) trae el km de la última carga anterior del mismo vehículo sin ordenar por vehículo. El separador puede ser punto y coma (;) o coma (,) según tu configuración regional. En inglés: IFERROR, LOOKUP, IF, VLOOKUP, AND.
¿No quieres armarla? Descarga la plantilla gratis: trae todo esto listo, con resumen por vehículo y por período.
La planilla funciona mientras una persona la mantiene al día. Se queda corta cuando las cargas las anotan varios encargados, cuando hay que corregir registros y cuando se necesita ver las alertas el mismo día, no a fin de mes.
FlotaControl hace esto desde el celular del encargado, incluso sin señal: registra la carga en menos de 1 minuto, marca las 3 alertas en el momento y nadie corrige un registro sin que lo apruebe la gerencia. USD 19 por mes, vehículos sin límite.
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